“デキる”と思わせるビジネスメールの書き方とは？

ビジネスメールという、今の時代お客様や取引先とのコミュニケーションツール
として当たり前のメールに関する記事。

「デキる」という部分が興味をそそったので、発信します。

是非ご参考ください！

“デキる”メールは何が違う？

では基本のメールからさらにステップアップするには、どうすればいいのでしょうか？早速具体的なテクニックを見ていきましょう。

■相手の心をつかむメールの3原則、「KST」
■メールの冒頭から法人名・フルネームの名前で書く
■私的なことを冒頭で「短く」書く
■ほめられても謙遜しない
■相談・愚痴メールは受容して聞く
■「ここだけの話」を聞きだすには、自分から失敗や醜態をさらけだす
■「お礼をしたい」と言われたら、「こうして欲しい」とはっきり書く
■お中元、お歳暮等のお礼メールは画像添付で


最初の「KST」とは、「K=共感・尊重、S=賞賛、T=丁寧」を表しています。相手の心を掴むには、まず「相手の言いたいことに共感し、尊重する。そしてその意見・行動を賞賛し、丁寧にその意見を書く」ことが大切。受け取った相手がどう感じるかを考えて文面を練ってみましょう。送る相手にもよりますが、相手との距離を縮めるには、自分の近況を少し付け加えたり、お礼のメールには画像を添付するのも効果的です。また相手の名前を「法人名・フルネーム」で書くのは、同じ名字の人がいた場合の混乱を避ける意味でも便利ですね。

＜“上手い”メールはどんどん真似てみよう！＞

毎日大量のメールを送信する場合は特に、よく使う文面をあらかじめテンプレートとして用意しておくと便利です。また、自分が“上手い”と感じたメールの文面は、どんどん真似てみるのもオススメ。特に「お詫び」のメールは難しいので、自分が受け取った際に印象が良く感じたお詫びメールはぜひ参考にしてみましょう。

＜適当になりがち？「件名」の付け方＞

メールの書き方というと、つい本文の書き方にばかり目がいきがちですが、実は相手が一番最初に目にするのが「件名」です。こちらのエントリーによれば、効果的な件名を付けるポイントは次の通りです。

■具体的に書く
■文字数は20文字程度に抑える
■「緊急」「重要」などを付記して注意を促す

件名は、簡潔にまとめつつも具体的にするのがポイント。例えば臨時休業のお知らせメールの場合なら、「お知らせ」よりも「臨時休業のお知らせ」が適切です。件名が具体的でないと、他のメールに埋もれて見落とされてしまったり、場合によっては迷惑メールのように見えてしまうかもしれません。また、特に重要な内容や急ぎの場合は、件名に「重要」「緊急」などと書き添えておくと効果的です。「件名だけでどんな内容なのか想像がつく」のが理想ですね。

[参照：「印象も効率もアップさせたい！“デキる”ビジネスメールの書き方」 はてなブックマークニュース]