特に新入社員は必見！―ビジネスメール「1の法則」

先の新入社員研修の話題に続いて、次はビジネスメールの話題。

恥ずかしながら、私も初めて知ったのですが、『ビジネスメール「1の法則」』
といういわゆるフレームワークみたいなものがあるようです。

非常に参考になるかと思いますので、ご紹介します。

メールを送った相手から、早く返信が欲しい時に威力を発揮するのが1の法則。そのポイントは、次の3つです。



1つのメールに用件は1つ　1つのメールに複数の用件を盛り込むと、早く回答できるものとそうでないものが混在することになります。そうすると、早く回答ができるものまで、後回しや、回答を忘れてしまうことにつながります。1メール1件にすることで、回答しやすくなるのです。



1画面に収まる工夫　メールを開いて情報量が多いと、「この件は時間がかかりそう」という印象を持ちます。反対に1画面に収まっていれば、「すぐに対応できる」と感じ、対応しやすいのです。



1往復半で完了　送り手（用件）→受け手（回答）→送り手（お礼メール）というシンプルなやり取りが目指すイメージです。しかし、受け手が判断しにくいメールや、確認、質問が出るメールでは、複数回のやり取りが必要になります。相手が判断しやすい、回答しやすいメールを作成することを意識することで、やりとり回数を減らすことができます。



　1の法則で工夫が必要なのは、「1往復半で完了」できるメールです。1対1はもちろんですが、1対多の時（連絡事項など）にこのメール作成の方法が威力を発揮します。



1対多のメールでは、読み手の注意を喚起し具体的に何をすればよいのかを明確に伝えなければなりません。



次の点に留意しましょう。



見落とし防止：件名に、このメールが誰に関係あるのかを明記何をすればいいのか：対応が必要な人が、具体的に何をすればよいのかを明記



注意喚起：添付ファイルを見てもらうために、見落としがちな点に注意喚起（冷蔵庫の例など個別例を明記）



対応後のアクション：メール返信を依頼し、対応してもらえたかを確認いかがでしょうか？これで、必要な人と1往復半のメールのやり取りができ、関連する機器の取り扱い上の見落としが減らせ、なおかつ、当日出社する間違いを防げるのです。



　このように、行動を取って欲しい相手を具体化し、その相手の行動をイメージした上でメールを作成すると、より伝わりやすくなります。相手の行動をイメージしたメールを作成するためには、3つのコツがあります。



自分が困ったネタをストックしておく

日頃から観察力を磨いておく

要約力を身につける


[参照：「業務連絡に効果を発揮――ビジネスメール「1の法則」」 誠 Biz.ID

新入社員に限らず、いまいちど見直したいですね。