6つのコツ！気が利くビジネスメールの極意

またまたまたビジネスメールです。

今回も「誠 Biz.ID」の記事から！

[参照：「気が利くビジネスメール――新入社員のための6つのコツ」　誠 Biz.ID]


一部抜粋してメモらせてもらいます。

メール作成、3つの基本ポイント

件名：相手の判断や行動につながること。緊急度、返答の有無、期限などがひと目で分かるように。

本文の論理性：結論が明確、5W3Hが明確、短文、個条書き、客観的、ヌケ、モレ、ダブりがないなど。

ひと目で見やすいか：レイアウトは左寄せ、1行全角30～35文字、段落で改行。


　新入社員の指導であれば、上記の3つのポイントが意識できるようになれば合格点と言えます。しかし、誠 Biz.IDの読者であれば、もうワンランク上も期待します。そこで、さらなる応用を3つご紹介しましょう。


発信者情報、1の法則、言葉づかい

　それは以下の3つです。

A：受信トレイを意識した「発信者情報」
B：1の法則
C：言葉づかい
　まずは受信する相手の受信トレイを意識した「発信者情報」から。企業担当者間でやり取りされるメールの発信者情報は、次の4つが一般的です。

企業名＋個人名
個人名
企業名
社員番号

　発信者情報は、担当者が自由に設定出来るのであれば、「企業名＋個人名」の表記が最もお勧めです。というのも、日に数百通メールを受信する人は、受信トレイの「発信者情報」と「件名」を見て、優先順位を決めてメールに対応します。その際に、企業名や個人名だけのものは、広告メールや迷惑メールと混同し、見落とす可能性があります。

　しかし、「企業名」「個人名」「件名」の表記は、日頃から意識している仕事の進捗（どの仕事がどのような状況になっていて、自分が何をする段階かなど）を想起しやすいため、優先的な処理を受ける可能性が高くなります。

　早いレスポンスが得られれば、メールを送った側にもメリットが生まれます。相手の判断のしやすさを意識することで、相互にメリットがあるのです。

　続いて「1の法則」。要は、相手が判断しやすい、回答しやすいシンプルなメールを作成することです。メールを送った相手から早く返信してほしい時に威力を発揮するほか、やりとり回数を減らすことにつながります。

1つのメールに用件は1つ：1つのメールに複数の用件を盛り込むと、早く回答できるものとそうでないものが混在することになります。そうすると、早く回答が出来るものまで後回しになったり、回答を忘れたりします。回答を確実にもらうためにも、1件1メールが有効です。
1画面に収まる工夫：メールを開いて情報量が多いと、「この件は時間がかかりそう」という印象を持ちます。反対に1画面に収まっていれば、「すぐに対応できる」と感じ、対応しやすくなるのです。
1往復半で完了：送り手（用件）→受け手（回答）→送り手（お礼メール）というシンプルなやり取りが目指すイメージです。しかし、受け手が判断しにくいメールや、確認、質問が出るメールでは、複数回のやり取りが必要になります。
　1の法則はまた、メール内容の検索にも威力を発揮します。例えば「送信者情報」で検索したとき、1つのメールで1つの案件だけを書いていれば件名だけで判断できます。しかし、案件がいくつも書かれているメールは、件名から判断がつかず、本文を確認しなければなりません。後のことを考えても、用件を絞り、見やすくしておく工夫は有効なのです。

改めて見直しておきたいものです。