仕事に追われないようにするタイムマネジメントとは？

タイムマネジメントに関しての記事です。

この辺の話は、書店でも様々な本が出ています。

ワークライフバランスなどという言葉がはやっているような
ところからもその重要性を感じるのではないでようか。

部下へのタイムメジメントなどで悩んでいる方は
是非ご一読ください。

タイムマネジメント＝エネルギーマネジメント

タイムマネジメントというとタスク管理や時間管理と思われがちですが、時間自体はその流れを止めることも、一日の時間を増やすことも出来ません。コーチングにおけるタイムマネジメントは、目標に向けて自分の「エネルギーをマネジメントすること」です。今回は、エネルギーをマネジメントするための秘訣を3つお伝えします。

出来ることから環境を整える

1．エネルギーが奪われる原因を解決する

砂袋を付けた気球がなかなか空に上がれないのと同じように、人は、未完了（気がかり）があると、エネルギーを奪われます。もしあなたに以下のことが起こっているとしたら、日常的な未完了にエネルギーを奪われている可能性があります。
必要なファイルがすぐに見つからない
もらったメールに返事をしていない
故障した電化製品をそのままにしている
着なくなった洋服や使っていない家具など不要なものが家の中にある
平均的なビジネスパーソンは、探しものをするためだけに1日25分弱、1年間に1500時間を浪費していると言われています。まずは、ファイルを見やすく整理整頓する、メールにはすぐに返事をする、電化製品を修理する、不要なものを片づける、といったレベルで身の回りの環境を整えてください。環境を整えることで、エネルギーが向上するのを実感できます。

やりたいことリストを作ろう

2．どこにエネルギーをかけるかをプランニングする

エネルギーが奪われる原因が解決できたら、次は目標に向けてどこにエネルギーをかけるかをプランニングします。たとえば、今のとても忙しい状況の中で、上司に新しい仕事を頼まれたとしたらあなたはどのように対応しますか？
Ａ. 上司の頼みは断れない・・・としぶしぶ引き受ける
Ｂ. 会社にとってどの程度重要なことか確認し、引き受けるかわりに他の業務の調整を依頼する
Ｃ. 「今は忙しいので他を当たってほしい」と言って断る
迷わずAを選んだあなたは、大切なことにエネルギーをかけられていない可能性があります。まずはこの1週間で目標に向けて自分がやりたいことをリストにして、あなたがエネルギーをかけたいもの、つまりあなたにとって大切なことや会社にとって重要なことに応じて優先順位をつけてください。今の自分に新しい仕事を引き受けられるエネルギーがどれだけあるのか、もしエネルギーが足りないのならどう他の仕事と調整するか、といった判断ができるようになります。
3．エネルギーマネジメントの協力者をつくる

そうは言っても、あなた一人の力でエネルギーをマネジメントしていくには限界があります。あなたは今、周囲にどれだけの協力者がいるでしょうか？以下のチェックリストで、自分の状況を確認してみてください。
多すぎる仕事を一人で抱え込むようなことはない
必要に応じて人にサポートを求めることができる
気軽に人に質問したり、お願いをすることができる
仕事を人に委任、委譲することができる
ストレートにリクエストをすることができる
チェックが3つ以下の場合は、上司や同僚、後輩、部下など、周囲に協力を仰げる人を探すところから始めましょう。
今回は、目標に向けて自分のエネルギーをマネジメントするための3つの秘訣をご紹介しました。人は、エネルギーをマネジメントできるようになるとコントロール感が増し、タイムマネジメントできるようになっていきます。ぜひ今日から取り組んでください。

[参照：「仕事に追われる毎日　どうタイムマネジメントすれば」ジョブラボ

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新人育成担当の方におすすめのセミナー情報

興味深いセミナーの情報がありました。

大阪になりますが、あのビジネススクール「グロービス」のセミナーです。

テーマは「人材育成部門に求められる企画力とは」

とうことで、新人に限らず育成担当の方には非常におもしろそうな
テーマかと思います。

2010年8月19日（木）に30名限定。興味ある方はどうぞ！

新任育成ご担当者様向け 競争力を高める人材輩出の法則
～人材育成部門に求められる企画力とは～

今やグローバルレベルでの競争は当たり前となり、画期的なビジネスモデルの登場や圧倒的に差別化された製品/サービス開発が難度を増す中で、企業の競争力の源泉である「人材の成長」の重要度は益々高まっています。
それを後押しする人材育成部門のスタッフの皆さまに求められる期待は高く、その業務内容も高度化・複雑化しているとのではないでしょうか。
当該セミナーでは、新たに人事部並びに各事業部において、人材育成プログラムの企画を担われた方を主な対象としています。
また、これまでも人材育成の企画や運営に携わってこられたご担当者様で、今一度、企業における人材育成の考え方を見直したい方もぜひご参加下さい。

企業の競争力に繋がる人材育成プログラムを企画するにあたって

　　- どのようなアプローチで育成計画を検討するべきか
　　- 企画・設計において押さえるべき必須ポイントは何か
　　- 他社・他業界ではどのような取り組みがなされているか

といった論点について、ディスカッションや情報共有を交えて、皆さまと一緒に考えて参ります。

競争力のある人材を育成するため、新たなアイディアを形にしたいと意欲をもたれている方にぜひご参加頂きたいセミナーです。


【概要】
スピーカー ： 株式会社グロービス　オーガニゼージョン・ラーニング　ディレクター　
河尻　陽一郎
日　程 ： 2010年8月19日（木）　14:30～17:00（受付開始14:00）
会　場 ： グロービス大阪オフィス
定　員 ： 30名
※応募多数の場合は抽選とさせていただきます
対象者 ： 人事企画、人材育成ご担当者様
参加費 ： 無料

<スピーカープロフィール>

河尻　陽一郎（かわじり　よういちろう）
株式会社グロービス　オーガニゼージョン・ラーニング　ディレクター

東京大学法学部卒業、ケース・ウェスタン・リザーブ大学（米国）修了 （Master of Nonprofit Organizations)。 戦略系コンサルティングファームに入社。経営コンサルタントとして戦略立案及び実行支援を行う。 その後、グロービスに入社。 現在グロービス大阪オフィスにて商品開発、品質管理、講師発掘育成を統括する傍ら、経営大学院、企業の経営幹部育成研修における講師も務める。共著に「個を活かし企業を変える」（東洋経済新報社）「新版MBAマネジメン ト・ブック 」（ダイヤモンド社）など。



[参照：「新任育成ご担当者様向け 競争力を高める人材輩出の法則～人材育成部門に求められる企画力とは～GLOBIS

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上司が唸ってしまう報告書の書き方とは？？

上司への報告の際、口頭ですむ場合もありますが、
場合によってはレポートなどにまとめて上司に
報告書を提出することがあるかと思います。

その際に参考になる情報を今日は見つけました。


部下への指導の際や、改めて自身の報告書の書き方と
照らしあわせてご覧ください。

01.報告書の構成

私は会社員時代、システムエンジニアや新商品開発の担当していました。その仕事の中で、毎日のように、上司に提出する出張報告書を作ったり、一般企業や官公庁に新商品の内容を説明する資料を作ったりと、様々な報告書を作成してきました。
このような経験を基に、今回は、こうすれば、上手に報告書が書けるのではないか、というポイントをまとめてみました。ご参考にしていただければと思います。

02-1.報告書の全体構成

報告書には、「形」があります。
まず、おおざっぱに報告書を理解するために、報告書の構成からご説明します。
報告書の構成要素
表題（１５字～２０字ぐらい）
状況説明
～「日時」「場所」「人（先方、当方）」「目的」など
内容要旨（打ち合わせ内容など、５０字程度×３）
詳細内容（ヒアリング事項等、「内容要旨」の詳細説明）

【ポイント】
注意すべき点は、以下の三角形の図のように、「表題」は「内容要旨」（打ち合わせ内容）の要約、 「内容要旨」は「詳細内容」（ヒアリング事項等）の要約という３層構造を理解することです。 実際、報告書を上から（表題から）順に書こうとするから難しいのであって、 報告書の説明文（詳細内容から）順に書いていけば、割と楽に書けます。

02-2.説明文（「詳細内容」）の構成

説明文（「詳細内容」）にも、同じような三角形のピラミッド構造があります。 「見出し」は「小見出し」の要約、「小見出し」は「説明文」の要約というように、 ここでも、下位の文章を先に書いて、徐々に上位の見出しをつけていく作業を 順々に実施していけば、詳細内容を楽に書くことができます。
【詳細内容の構成】
見出し（小見出しの要約、１０字～１５字ぐらい）
小見出し（文章の要約、１５字～２０字ぐらい）
説明文（小見出しの内容の説明）

2-3.報告書作成のポイント
～誰に出す？何のために書いた？を考えること

報告書は、以下のように、それぞれ目的にあった「まとめ方」が必要です。報告書の形式・分量、内容は「誰に」「何の目的で」報告書を提出するのかによって大きく違ってきます。以下、私の経験に基づいて書きます。
（１）トップ・役員へ提出する報告書
【内容】大口の商談、大きなトラブル、重大な環境変化、重大な情報（ライバル社の重大な動向）等
【形式・分量】Ａ４用紙１枚程度で要旨のみ（約200字程度）。
【特徴】所見は必ずつける。また、すみやかに提出する。
【ポイント】
立場が上の方は忙しいので、少ない文字数で専門用語など極力控えて、分かり易く書きます。また、経営判断にかかわる内容であるので、報告書はいち早く提出する必要があります。所見をかならずつけ、判断の助言をします（偉い人は現場の詳細な事まで知らない事が多いので、現場担当者の意見をまず聞く事が多い）。自分の仕事が認められ、抜擢されるチャンスでもあるので、気合いを込めて書いてください。
（２）上司、先輩など部署内で出す報告書
【内容】商談、業務内容、出張、研修、トラブル、ライバル社の動向　等、通常業務における報告
【形式・分量】要旨をＡ４用紙１枚程度、詳細内容を各必要があれば、２～３枚作成。
【特徴】所見は必要に応じてつける（必要かどうか聞く）、提出は翌日が望ましい。遅くとも数日以内が基本
【ポイント】
まず、報告目的にもよるが、「簡単に書け」と言われれば、２００字以内（要旨のみで可）で書く。「詳細に知りたい」と言われれば、「要旨」＋「詳細内容」の構成で書きます。
組織内の報告書を素早く作成するためには、形式・内容について、まず、「前例踏襲」すべきです。さもなければ、上司に形式を相談してから作成すべきです。
何も指示がなければ、できるだけ詳細に書いた方が後で業務の役に立ちます。特に商談や業務報告は上司といえども、細かい部分が書かれていないと判断できないので、できるだけ詳細に書くべきです。
（３）お客様に出す報告書
【内容】トラブル報告、調査報告　等、会社対会社で実施する報告
【形式・分量】要旨をＡ４用紙１枚程度、詳細内容を２～３枚作成。
【特徴】所見は不要。提出は報告期限までに提出する。
【ポイント】
文書形式は２段構えです。要約を１枚作成し、詳細内容を別紙として作るのが基本です。提出先の社内での報告書利用方法を想定すると、この形式が喜ばれます。要約は上司などの立場が上の方へ、詳細内容は現場担当者が必要とします。
形式、内容については、自組織向け報告書の何倍もチェックが必要です。内容がまずい（事実誤認、間違い）があればトラブル（最悪、訴えられる）事も考えられます。提出前に法務担当部署の確認を取るなどは常識です。自分の判断で勝手に提出しない事。
加えて、注意を要するのが「儀礼に反しないか」の確認です。相手の心証が極端に悪くなります。
【注意点】
（株）（略称の使用は不可、株式会社と書くべき、また、通称ではなく、フルネームで書くべき）
名前の間違い（漢字間違い、旧漢字が正しいなど）
役職間違い（本来部長なのに課長とするなど）

つづきはこちら

[参照：「「上司が唸る報告書の書き方」insource

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自主的に学ぶ社員を育てる方法とは？？

「教えたことができる」

これはある種、当たり前のことですが、

企業としては、教える前に自分から考えて動く社員

を育てることができたら、長期的に知的集約型の
組織になり、べき乗の法則のように進化していくことが
期待できます。

今日はその辺の企業の「理想」に関しての記事を紹介。

是非一読ください。

教えなくても、自ら学び成長してくれる社員を育てる。
そういう「学び上手な社員」を育てるためにどうしたらよいのか、
具体的な方法論を紹介していくのが、このコラムの趣旨です。


早速ですが、「学び上手な社員」とは、どんな人材なのでしょうか？
それは「先人の知恵」「周囲の人々」「自分の経 験」から何かを得て自分の糧としていける人材です。


「先人の知恵」とは、書籍や講演など、文字や 言葉になっている情報です。
本を読んだり講演ＣＤを聴いたりすることで学ぶことが多いということは、このサイトの読者の皆さんでしたら、
常に実感していることでしょう。「学び下手な社員」は、そもそも本を読みません。
つまり「先人の知恵」から学ぼうとしないのです。


「周囲の人々」とは、親、配偶者、子供、友 人、職場のメンバー、趣味の仲間等です。
私たちは、身近にいる人たちから多くのことを学びます。普段接する人の言葉を聞いたり、立ち居振る舞いを見たり、
何かをともに成し遂げたりする活動を通して「周囲の人々」から学んでいるのです。
それに対して「学び下手な社員」は、えてしてコミュニケーション能力が低いために、
この「周囲の人々」から上手に学ぶことが出来ていません。
聞く態度が悪く、相手が教える気をなくしたり、あるいは営業などで同行訪問をさせても、
何も盗み取れていなかったりと。


学び上手は「自分の経験」からも上手に学びます。今までやってきたこと、上手くいったこと、失敗したこと。
自分の経験を振り返り、そこから何らかの教訓を得て、日々の仕事に活かします。
「学び下手な 社員」は、この「自分の経験」から学ぶことができないのです。
そのため、何度も同じ失敗を繰り返し、同じことを何度も言わせます。だから、教える側の私た ちが苦労するのです。


これら「先人の知恵」「周囲の人々」「自分の経験」から上手に学ばせるために、
私たち教える側が何をすればよいのかを、こ のコラムで紹介していきます。
これからのコラムでは「教える方法・学ばせる方法」を、次のように分けて考えていきます。

●本人（セルフ）に学ばせる

いくら教えても、本人が学んでくれなければ意味がありません。
教わる側の「学び方」の違いや、本人の理解度を高める方法な どについて見ていきます。


●一対一（マンツーマン）で学ばせる

私たちが直接教えるやり方ですね。
「教え方の基本ステップ」や、意欲の引き出し方、タイプ別の教え方などについて紹介します。


●一対複数（グループ）で学ばせる

会議やグループ研修の有効なやり方について確認していきます。


●一対多数（クラス）で学ばせる

社外セミナーや社内研修の効果的な活用法について紹介します。

[参照：「「第1回　「学び上手な社員を育てる方法」」日本経営合理化協会

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理想のクレーム対応とは何か？

企業において、お客様からのクレームというのはつきもの。

そのときそのときは、非常にあまり気分のいいものでは
ありませんが、

クレームはお客様からの貴重な声であり、

ときに、そのクレームがお客様からの信頼を
得られるチャンスでもあるため、ないがしろにはできません。

そんなかでの今日の記事。

いま企業に求められているクレーム対応のポイントのヒントになる
調査記事です。


一度ご確認ください。

株式会社メディアネットは、この一年間に店舗やメーカー企業に対して起こしたクレーム行動について調査した。対象となった商品・サービスやクレームを伝えた手段をはじめ、実際の体験をもとに「理想のクレーム対応とは何か」について女性たちの意見を聞いてみた。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
■調査結果～ この一年でクレーム行動をした女性は4-5割
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
　クレームの手段は？（回答606人）

　　A） 購入先に連絡をした　　　　　　　　　　　　　　 15.5％
　　B） メーカーに電話、FAX、手紙等で連絡をした　　　　10.9％
　　C） メーカーのホームページ・Eメールで連絡をした　 　7.7％
　　D） 何もせず二度とそのメーカーやブランドは買わない　5.3％
　　E） その他のクレーム行動をした　　　　　　　　　　　5.3％
　　F） クレーム行動はしていない　　　　　　　　　 　　55.3％


クレームを伝える手段は「購入先に連絡をした」が15.5％で最も多く、「メーカーに電話、FAX、手紙等で連絡をした」が 10.9％、「メーカーのホームページ・Ｅメールで連絡をした」が 7.7％と続き、「その他のクレーム行動をした」と「何もせず、二度とそのメーカーやブランドは買わない」が同数でそれぞれ 5.3％だった。「クレーム行動はなし」は55.3％で、この一年で何らかのクレーム行動をした人は全体の4～5割という結果となった。

2005年の調査ではクレーム行動をした人が約7割を占めていたが、その数は年々減少している。これは、商品管理の徹底や製品・サービスの質の向上など様々な企業努力により、クレームをつける場面に遭遇する人自体が減った為かもしれない。そして実際にクレーム行動をした人のコメントを見ると、特に大手企業のクレーム対応につての評価が上がっているようだ。「迅速に、まずは謝罪」という企業の姿勢が消費者にも伝わり、イメージを悪化させることなく次回の購入にも繋がるケースが目に付いた。しかし一方では、「マニュアル化された対応に誠意を感じない」や、「大げさな謝罪ばかりで、まるでクレーマー扱いだ」という感想も少なくない。

「理想のクレーム対応とは？」という質問には、どの女性も「迅速・誠意・丁寧・真摯・親切・理解・謝罪・調査・説明」のいずれかのワードをあげている。素早く誠意のある対応は当然だが、「何を訴えているのか正しく理解し、調査して原因や経緯を正確に伝える」ということがとても重要で、このプロセスがないと不満を抱えた消費者の心は満たされたいようだ。

対象となった商品やサービスでは、生活家電やパソコンの不具合をはじめ、食品の腐敗や賞味期限切れ・スーパーや飲食店での会計ミス・ファストフード店の受注ミス・配送業者とのトラブル・コンビニ店員の対応・インターネット通販に関するトラブルが今年も多かった。



---　購入先に連絡【35歳・パート・アルバイト・フリーター】---

対象商品：ネットで購入した健康食品。10000円×5個＋送料で50000円ぐらい。
商品価格はかなり割引されていて、安くなっていた。健康食品は、ビン入りで紙箱ケースに入ったもの。配送の梱包は紙袋。それが配送されてきたとき、紙箱ケースがへこんだりゆがんだりしていた。メールで、商品の状態の説明だけで、すぐに、無料で返品に対応してくれた。この対応自体は、誠実で、尊敬すべきと思った。ただ、あとでよく見たら、あちらからのメールにはお詫びの言葉がなかった。もしかしたら配送業者のミスかもしれないが、袋の梱包にも原因があるように思える。ひとことぐらいお詫びがほしかった。不安なので、そのあと、そのお店では購入していない。そこで、理想的な対応としては、1）まずはお詫びの言葉。で、できれば、2）問題が生じた原因とか経緯とかの説明とかもほしい。結局は、商品の質とかよりも、誠実さがポイントのように思う。

[参照：「「クレーム対応」～クレーム行動をした女性は全体の4-5割～」value press

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【2010年度版】企業向け研修サービス市場に関する調査結果が出ました！

毎年、矢野経済研究所から出される「企業向け研修サービス市場に関する調査結果」
の最新版が出ました！

やはり、不況やインフルエンザ流行などの要因も重なり、
市場規模は縮小傾向とのこと。

「社内講師を養成するトレーニングに関心集まる」

という部分は少しアンテナをはっておいたほうがいいかもしれませんね。

いろいろとサービスが各社で出される可能性があります。

詳細は元資料を一度ご確認ください。

[参照：「矢野経済研究所、企業向け研修サービス市場に関する調査結果を発表」日本経済新聞 電子版

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タイムマネジメントを学ぶ！時間管理を身につける際に認識すべき２つのこと

表題の件、とあるブログ記事を見つけました。

マネジメントで有名なドラッカーの考えに影響を受けた方の記事。

タイムマネジメントで認識しなければならないこととは、
①自分の時間はどれくらいあるのか
②自分の仕事はどれくらいあるのか

とのこと。

詳細は、下記をご一読ください。

時間管理を身につけるためにどのような工夫をしているだろうか？

時間を効率的に使いたくない人はいない。タイムマネジメント、すなわち時間管理術をきちんと行うことは、限りある時間を有効に利用するだけではなく、それによって生み出される余裕という精神的な効用も大きい。１００人いれば１００通りの時間管理方法があるはずで、それぞれがその人自身のライフスタイルに寄り添う形で存在している。ただ、今もなお毎月のように時間管理に関する特集を組んだ雑誌や、書籍が出版されている現状を見ると、時間管理に満足できていない人、またはよりよいものを目指そうとする人がいかに多いかがわかる。一方で、この現実は時間管理を身につけることの難しさの裏返しであるとも言える。タイムマネジメント／時間管理術は一種の生活習慣作りであると言ってもよいだろう。ただここでは、いったん個人の意思の問題や、行動分析学からの習慣付けアプローチなどはおいておく。その前に我々が認識しなければならないことがあるからだ。認識しなければならないこととは以下の２点。

自分の時間はどれくらいあるのか

＝仕事に割り当てられる時間は合計でどれくらいあるのかを認識する

自分の仕事はどれくらいあるのか

＝自分がどれだけの仕事をすべきか、それを行うためにはどれだけの時間が必要なのかを認識する

ここで言う時間とは、単純に仕事上の作業だけではなく、それに付随する移動時間や、思考時間。また、家にいるときの家事の時間なども入れる必要がある。ここではとりあえずデビッド・アレン（David Allen）の提唱する

GTD（Getting Things Done）洗い出しをした結果を、自分の抱えている仕事ととらえる必要がある。

詳しくは『仕事を成し遂げる技術 ―ストレスなく生産性を発揮する方法』（2002年）を参照。

もし、（これはかなりレアケースだが）自分の時間が自分の仕事よりも多い場合は、今抱えている仕事があなたにとって簡単すぎるか、そもそも仕事の量が少ないか、ひょっとしたら既にタイムマネジメントの上級者である可能性もなくはないが。。。

逆に、自分の仕事が自分の時間よりも多い場合は、改善しがいがある状況である。どうせならこの状況をポジティブにとらえるべきだ。改善の方法はいくつかある。基本的な方針としては、自分の時間を作るか、仕事を減らすまたは圧縮するか、である。

どちらにしても、時間管理は上記２点を認識することから始まる。これは、時間管理における「現状把握」である。現状を把握した次の段階で、各要素の最適化や、習慣付けなど具体的な改善策に目を向けると良い。

タイムマネジメントとは、『時間＝最大の制約条件』を認識することである。


[参照：「[タイムマネジメント]時間管理を身につけるために認識すべき２つのこと」My Scratch Pad

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スポーツチームでも新人研修！？

タイトルの件、非常に興味深いですね！

日本のTOPラグビーチーム「神戸製鋼」が新人研修を行う
という記事を発見しました。

規律とか礼儀とかに厳しいスポーツの世界で、
どういう新人研修が行われるのかというのが非常に興味がありますね！

今回、その詳細の内容までは調べてもわからなかったので、
また後日なにか情報があれば発信していきます。

こういう研修があるっていうアンテナを張っておく意味でも
一度ご一読ください！

ラグビーのトップリーグは２３日、今シーズン加入する新人選手を対象に、新人研修会を７月１０日に開催することを発表した。
　同研修会は、企業スポーツのトップモデルを目指すトップリーグの選手として、社会的責任を理解し、実践していくことを目的としている。当日は、本年度第１回となるキャプテン会議も同時に開催し、神戸製鋼ＷＴＢ大畑大介をはじめ、各チームの代表も参加する。また、バレーボール選手として企業スポーツでの、プレー経験があるスポーツキャスターのヨーコ・ゼッターランド氏を講師に迎える予定。

[参照：「ラグビーのトップリーグが新人研修」 @niftyニュース

社員研修と企業研修の情報を！
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社会人基礎力って知ってますか？

社会人基礎力という言葉を知っていますか？

経済産業省が2006年から提唱しているものです。

定義の詳細は、下記のようになっていました。

「社会人基礎力」とは、「前に踏み出す力」、「考え抜く力」、「チームで働く力」の３つの能力（12の能力要素）から構成されており、「職場や地域社会で多様な人々と仕事をしていくために必要な基礎的な力」として、経済産業省が2006年から提唱しています。
　企業や若者を取り巻く環境変化により、「基礎学力」「専門知識」に加え、それらをうまく活用していくための「社会人基礎力」を意識的に育成していくことが今まで以上に重要となってきています。

[参照：「社会人基礎力」 経済産業省HP

上記にある、

「前に踏み出す力」、「考え抜く力」、「チームで働く力」の３つの能力

は常に進化が問われる今の市場の中で、こういう力を身につけていくことは、
社員教育の一貫として必要かと思いますし、

なにより一人のビジネスマンとしても重要なスキルかと思います。

是非ご参考ください。



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メールマナーに自身はありますか？

タイトルの件、ちょっとしたツールを見つけました。

その名も「特打式 メールマナー検定」※ソースネクスト社製

【90％以上の企業が人並み程度以上のレベルを求める】というデータをとった
上での今回のサービス。

簡易的に自社の社員のメールマナーのレベルもチェックや、
新人研修などのコンテンツとして設けてもおもしろいかもしれません。

いまだに機種依存文字を使ってるのは恥ずかしい。
プライベートはもちろん、今ではビジネスの場においてもメールは欠かせないツール。しかし、いざマナーとなると、知らず知らずのうちにうっかり失礼なメールを送っているかも…と思ったことはないだろうか？

ソースネクストでは「特打式 メールマナー検定」として、期間限定でメールマナーの無料診断が出来るサイトを公開している。選択形式で出題される問題に答えていくだけで、メールのマナー力が簡単にチェックできる。

90％以上の企業が人並み程度以上のレベルを求める


企業が新社会人に求めるパソコンスキルについてどのようにとらえているかリサーチするために、弊社では各企業の人事担当者を対象に、「新社会人のパソコンスキルに関する意識調査」を実施しました。その結果、90％以上の企業が新社会人に対し、人並み程度以上のメールマナーを求めていると回答しています。

（回答企業数33社、2009年1月　ソースネクスト調べ）

ソースネクストでは「痛快！自己啓発「特打式」」シリーズとして、さまざまなスキルを伸ばすソフトを発売中。「メール・インターネット編」から「Excel編」「Word編」と、幅広いラインナップを揃えている。

特設サイトには「メールマナー検定」のほかに「Excel検定」もあるので、自信がある人も自信がない人も、一度チャレンジしてみては？

[参照：「正しいビジネスメールが打てているか？」 ビジネスアイテム通信

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「利益思考とは？」営業マナーの前に身につけたいこと

研修のカテゴリの一つに、「営業研修」というものがあるかと思います。

一般てきには、アポイントの取り方や、訪問マナーなどがメインの内容になってくる
かと思います。

が、それと加えて身につけたいこととして、取り上げたいのが
今回の「利益思考」というテーマ。

営業というと、数字のノルマに追われて、どのプレッシャーに
押されていつしか営業活動が、こちら都合の一方都合な
話になってしまうことがあるかと思います。

そうならないための今回の「利益思考」。
研修にも深みが出るかと思います。

是非ご参考を。

　営業というと、売上ノルマに追われ、つらい仕事だと考えられている人も多いよう。部下や後輩がそのような先入観を持っているケースもあるのではないでしょうか？　しかしある考え方を取り入れることで、お客様の喜ぶ様子をダイレクトに感じられる、手応えのある仕事が可能になります。

　営業研修などのプログラムでは、営業パーソンになったら身につけることとして、アポイントの取り方、訪問マナー、商談の進め方、商談後のフォローの仕方などを学びます。プログラムになっているものは、それを身につけているかいないかで、売上に差がつくこともあるほど、大事なことです。

　しかし、プログラムを学ぶ前に1つだけやっておきたいことがあります。恐らく、それをするかしないかで、プログラムの活き方も大きく違いが出てくるほど威力のあるものです。

　それは、何か。自分が売る商品やサービスを提供することで、どのような利益（メリット）があるかを次の順番で挙げ、書き出しておく方法です。

　利益の対象は、（1）お客様（2）自分（3）自社の3つを想定します。「利益」というと金銭をイメージしがちですが「役に立つこと」「ためになること」などに置き換えて考えてもいいでしょう。

好きになれない商品でも売るには？

　わたしが約20年前、生命保険の営業をしていた時のことです。生命保険は、目に見えない商品。しかも、万が一に備える商品です。その万が一というのは、多くの人にとってあまりイメージしたくない、ネガティブなものです。

　わたしは、会社の研修で説明を聞きましたが、商品そのものをあまり好きになれませんでした。何か人の弱みに付け込むような印象を受けたのです。できることならば、自分のお客様には、保険を使わなくても良いような環境でいてほしいとも思いました。

　しかし仕事は、生命保険の商品を売ること。それを変えることはできません。そこで考えたのは次のようなことでした。

　「商品を売るのではなく、わたしから加入していただくと“得”と感じてもらえないだろうか」

　――ということでした。

　最初はお客様の求めているものがよく分かりませんでしたが、コミュニケーションを取りながら観察していると、ぼんやりと分かってきたのです。そのうち、商品そのものよりも、お客様の立場に立ってサービスを提供する人を求めていて、その代わりに商品を購入しているのではないかと思い至ったのでした。


7大資源で整理する「お客様の利益」

　一般的に経営の7大資源と言われる「人」「モノ」「金」「時間」「情報」「空間」「機会」で考えると、お客様は次のような人を求めているようです。

　さらに、こうしたニーズに応じて、自分の知識やビジネス・スキルを向上させることを目標に、次の4つのことに取り組みました。

お客様にお得な情報を提供できるように、金融商品の勉強（自社以外の商品も含め）
契約手続きが迅速・確実にできるように、事務処理能力を向上
お客様に喜んでいただける情報発信をするためのネタ集め（人気のある飲食店や、施設等の情報収集）
お得な情報を持っている知人、友人との情報交換など

自分にとっての利益

　上記に取り組んでいるうちに、自然と商品知識も増え、ビジネススキルも身に付きました。まず、専門知識と事務処理スキルが身に付いたことは、大きなメリット。それに、自分の興味や関心の幅を広げれば、それに伴い提供できる知識や情報、人脈などが増えることも有意義でした。

　こうした取り組みの結果、毎月のノルマに必要な契約を達成。高級ホテルに宿泊するなど、営業成績が優秀なものに用意された会社のごほうびももらったことがあります。もちろん、契約が取れなくてしんどい月もありましたですけどね。

　というわけで、自分にとっての利益は十分すぎるほどありました。また、当時学んだ金融や税金の知識は、現在生活する上でも役立っています。

会社にとっての利益

　当時、会社にとっての利益を考えたことはありませんでしたが、今振り返ってみると、（1）毎月ある程度の契約を取ってくること（2）お客様と長期的な良い関係を築いてくれること（3）契約見直しのタイミングなどの情報を担当者から聞き出すこと（4）楽しく仕事をすることで、周囲に良い影響があること――などは、会社の利益になっていたでしょう。

　このように、利益を軸に、「お客様」－「自分」－「会社」の順で発想し、取り組んでいくと、誰でもお客様から喜ばれ、必要な契約が取れる営業パーソンになることができるはず。まずは、部下や後輩と一緒に「お客様の利益」を書き出してみてください。

[参照：「営業マナーの前に身に付けたい「利益発想」で営業を楽にする」 誠 Biz.ID

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メールセキュリティに関して

前回のスレッドにちなんで、今回はメールセキュリティネタを。

企業の電子メールの9割がスパムということで、
この辺は個人の対応では対処できない部分なので、
企業としてサービス導入などを検討する必要があるかと
思います。

その点での今回のニュース。

中小企業向けのSaas型ということで、
料金も比較的やさしいですし、
なにより、ITの専任をおけない中小企業にとっては、
こういう外部サービスは結果的に

コスト削減などになるかもしれません。

研修ネタとはズレましたが、メールの研修をする上で、
スパムに関する知識は講師としてあったほうがいいと
思います。

是非ご参考を。

　米Symantec傘下でSaaS型のセキュリティサービスを手掛けるメッセージラボ ジャパンは6月24日、市場動向と販売戦略に関する記者説明会を開催した。SaaS型のセキュリティサービスを利用する国内企業が増え、同社では営業・マーケティングの人員を強化している。

Symantecのホステッドサービス部門でアジア太平洋地区バイスプレジデントを務めるビヨー・エンゲルハート氏によると、SaaS型メールセキュリティサービスを利用する企業は2010年1月現在で、英国が45％、オーストラリアが27％、米国が23％に上るという。日本は8％だった。

　このデータは英調査会社Backchannelの統計資料を引用したもので、同社では各国の企業のMXレコードの状況からメールがその企業に直接転送されるのか、セキュリティサービス会社を経由するものかを調べているという。企業のメールセキュリティサービスの利用実態を把握できる資料になるとしている。

　日本での利用は2009年7月の6％から増加したが、特に従業員数100～499人規模の企業と500人以上の企業で著しく増加している。エンゲルハート氏は、「この傾向は英国では4年ほど前に、オーストラリアでは2、3年前に見られた傾向で、日本でも今年からセキュリティサービスを利用する企業が一気に増えるのではないか」と述べた。

　世界各国でセキュリティサービスの利用が広がる背景には、電子メールとWebサイトを使って企業のコンピュータをマルウェアに感染させようとする攻撃の増加がある。同社によると、電子メール全体の約9割がスパムメールであり、スパムメール全体の9割以上に不正サイトへのリンクが埋め込まれているという。コンピュータ利用者がスパムのリンクをクリックすると不正サイトに誘導され、マルウェアに感染してしまう。

　企業に届くスパムが増加すれば企業ネットワークを大きく圧迫し、ビジネスに大きな支障をきたす事態になる。企業が独自にスパム対策を実施するには限界があり、外部のセキュリティサービスを活用することで、セキュリティ対策における負担を軽減できる。特にIT専任の人材を配置するのが難しい中小企業では、セキュリティサービスの積極的な利用が望まれるという。

　同社ではサービス品質の維持に注力しているといい、特にスパムやウイルスの誤検知率を0.0001～0.0003％に抑え、サービスの稼働率を100％で維持している。あるユーザー企業に新種のスパムが見つかれば、検出エンジンに情報を反映し、ほかのユーザー企業にもスパムであることを迅速に知らせる独自開発のシステムに強みがあるとしている。

　同社が現在国内で提供するサービスメニューは、メールセキュリティとWebセキュリティ、メール暗号化の3種類。エンゲルハート氏は、海外で2011年以降に提供するオンライン型のバックアップとPCセキュリティサービスを国内でも提供する考えを明らかにした。

　サービス強化と併せてメッセージラボ ジャパンは4月から営業およびマーケティング体制の拡充を進めている。既に人員規模を倍増し、今後も増員を図るという。また、地方での同社サービスの販売促進を担う「アソシエイト」というパートナープログラムも発足した。カントリーマネジャーの山本誠治氏によると、各地のITサービス企業やコンサルタント、ITコーディネーターからの問い合わせが増えているという。

　「東北地方や北陸地方など、体制面で当社がこれまで十分にサービスを提案するのが難しかった地域から問い合わせがある。パートナー各社と一体になって中小企業のセキュリティ対策を支援していきたい」と山本氏は話す。

[参照：「中小企業のSaaSセキュリティ利用が拡大、メッセージラボが販売施策を説明」 ITmedia

メール署名と企業ブランディングについて

タイトルの件、ビジネスマナー研修の中で、メールの研修を
すると思いますが、そのときの情報として使えるかもしれませんね。

なんで、署名は統一した方がいいのか。
そして、一般的にどのくらいの企業が統一しているのか
を知っていると、説得力もありますし、
なによりロジカルです。

是非ご参考ください。

■メール署名の統一なんてどっちだっていい？
あなたの会社のブランディングの崩壊が署名から起こるかもしれない。そんな危機感を覚える調査データを1つ紹介したい。

あなたの会社ではメールの署名を統一しているだろうか。弊社が2010年6月8日に発表したビジネスメールの署名に関する意識調査によると、企業の6割以上でメールの署名が統一されておらず、個人が自由に設定していることが分かった。

「あなたの会社ではメールの署名が統一されていますか？」と質問したところ、「統一されている」と回答した人が46名（28％）。「統一されていない」と回答した人が106名（64％）。「わからない」と回答した人が14名（8％）という結果だ。


出典：アイ・コミュニケーション
ビジネスメールの署名に関する意識調査
有効回答数：166名
調査期間：2010年5月1日～5月31日。

この回答を見て、あなたは何を感じるだろうか。「メール署名の統一なんてどっちだっていい」というような声も聞こえてきそうだ。確かに、「統一されていない」と「わからない」という回答数を合計すると7割以上の企業でメールの署名が統一さえていない。この事実から考えれば、メールの署名統一に対する意識の低さは否定できない。しかし、果たしてメール署名の統一は企業にとって不必要なことなのであろうか。

あなたは同じ会社の別の担当からメールを受け取り、その署名の違いに違和感を覚えたことはないだろうか。ある担当は、メールの署名に商品の宣伝ばかり入れているが、別の担当は入れていない。また、ある担当は、メールの署名に「♪」マークで装飾を施しているが、別の担当は「－」などの罫線を使っている。

メールの署名は2つの目的がある。1つは、適切な情報提供。そしてもう1つは、企業のブランディングである。

■署名の役割（1）適切な情報提供
会ったこともない人からメールでコンタクトがあったり、一度も会わずにメールのやりとりだけで商談が成立したりすることも珍しくない。そのくらいメールは仕事を進めていくうえで重要なコミュニケーションツールだといえる。

あなたにとって、メールの署名はただの飾りだろうか。ご自身の行動を振り返っていただきたい。電話をかけようと思ったとき、何を見て電話番号を確認するだろうか。名刺交換をしていても、名刺を探さずにメールの署名だけを見て電話をかける人は意外に多いはずだ。相手の会社サイトを確認したいとき、メールの署名に会社ホームページの URL が記載されていれば、そこをクリックするのではないだろうか。

実際、私自身の行動を振り返ると、訪問先の住所や地図を確認する場合はメールの署名で住所を確認してから会社サイト URL をクリックし、そのなかで会社までのアクセスや地図を確認する。メールの署名にある情報を信頼しているからだ。メールの署名には名刺同等の役割が期待されている。

ただ、名刺同等の情報を記載する前提であれば、個人が自由に設定していてもよいかというと、そうではない。個人が自由に設定しているメールの署名には、情報の過不足が見受けられるからだ。不足の場合は、電話番号や郵便番号の記入漏れなど、名刺同等の基本情報が正しく記載されていない。ケアレスミスだ。住所の番地が間違っていたことで、郵送物が未達で戻ってきてしまった経験がある人もいるだろう。

このような署名の統一ができてないことにより、機会ロスが発生している。実際にある不動産会社は、メールの署名を統一し電話番号に加えて、営業時間（電話対応が可能な時間）、定休日を入れただけで問い合わせが増えたという。また、ある企業は署名に全社統一のキャンペーンを掲載しただけで、相乗効果があり売上げにつながったという。

メールの署名はただの連絡先の提示ではなく、マーケティングとも連動して考える必要がある。

■署名の役割（2）企業のブランディング
メールの署名は、個性を出してもよい。会社から与えられるものではなく、各々で工夫をすべきだと考えている人もいる。そのような議論に待ったをかけたい。もちろん、みなに良識があれば、そのような議論すら実は必要がない。「会社のブランディングを損ねずに、会社の利益につながるように署名を工夫しよう」といえば事は足りる。

しかし、現実はそうではない。情報が多過ぎる場合のメール署名には、広告色の強いアピール情報を長々と掲載しているものがある。このやり過ぎの署名も企業のイメージをダウンさせてしまうことになる。また、署名の使い分けができていないために、お得先に売り込み色の強い署名を毎回つけてしまったり、お詫びの場面でそのような署名付けてしまったりしてひんしゅくを買ってしまうケースもあるようだ。

また、署名そのものを「♪☆★」などの記号を使って個性豊かに装飾しているものがある。これについては注意が必要だ。謝罪のメールなのに署名には♪マークが満載で、誠実さにかけると怒られた国の機関が実際にある。

さらには、社歴の長さと勤勉さが売りの社風なのに、☆が散りばめられた署名をつけてイメージが違うと注意された。そのようなトラブル例が後を絶たない。

メールの署名は、メール上の名刺だとも言える。デザインや発している情報から企業イメージにギャップが生まれないか。その点は一度確認してみる必要があるかもしれない。たった一人に署名から企業のブランディングが壊れる危険性もあるといえる。

なんとなくつけているメール署名が独り歩きして、意図しないイメージを構築していることもありえる。この機会に、ビジネスで使うメールである以上、署名は会社の顔になることを意識していただきたい。たかがメールの署名、されどメールの署名。一度見直してみてはいかがだろうか。


[参照：「メールの署名から企業ブランディングは崩壊する！？」 japan.internet.com ニュース