場合によってはレポートなどにまとめて上司に
報告書を提出することがあるかと思います。
その際に参考になる情報を今日は見つけました。
部下への指導の際や、改めて自身の報告書の書き方と
照らしあわせてご覧ください。
01.報告書の構成
私は会社員時代、システムエンジニアや新商品開発の担当していました。その仕事の中で、毎日のように、上司に提出する出張報告書を作ったり、一般企業や官公庁に新商品の内容を説明する資料を作ったりと、様々な報告書を作成してきました。
このような経験を基に、今回は、こうすれば、上手に報告書が書けるのではないか、というポイントをまとめてみました。ご参考にしていただければと思います。
02-1.報告書の全体構成
報告書には、「形」があります。
まず、おおざっぱに報告書を理解するために、報告書の構成からご説明します。
報告書の構成要素
表題（１５字～２０字ぐらい）
状況説明
～「日時」「場所」「人（先方、当方）」「目的」など
内容要旨（打ち合わせ内容など、５０字程度×３）
詳細内容（ヒアリング事項等、「内容要旨」の詳細説明）
【ポイント】
注意すべき点は、以下の三角形の図のように、「表題」は「内容要旨」（打ち合わせ内容）の要約、 「内容要旨」は「詳細内容」（ヒアリング事項等）の要約という３層構造を理解することです。 実際、報告書を上から（表題から）順に書こうとするから難しいのであって、 報告書の説明文（詳細内容から）順に書いていけば、割と楽に書けます。
02-2.説明文（「詳細内容」）の構成
説明文（「詳細内容」）にも、同じような三角形のピラミッド構造があります。 「見出し」は「小見出し」の要約、「小見出し」は「説明文」の要約というように、 ここでも、下位の文章を先に書いて、徐々に上位の見出しをつけていく作業を 順々に実施していけば、詳細内容を楽に書くことができます。
【詳細内容の構成】
見出し（小見出しの要約、１０字～１５字ぐらい）
小見出し（文章の要約、１５字～２０字ぐらい）
説明文（小見出しの内容の説明）
2-3.報告書作成のポイント
～誰に出す？何のために書いた？を考えること
報告書は、以下のように、それぞれ目的にあった「まとめ方」が必要です。報告書の形式・分量、内容は「誰に」「何の目的で」報告書を提出するのかによって大きく違ってきます。以下、私の経験に基づいて書きます。
（１）トップ・役員へ提出する報告書
【内容】大口の商談、大きなトラブル、重大な環境変化、重大な情報（ライバル社の重大な動向）等
【形式・分量】Ａ４用紙１枚程度で要旨のみ（約200字程度）。
【特徴】所見は必ずつける。また、すみやかに提出する。
【ポイント】
立場が上の方は忙しいので、少ない文字数で専門用語など極力控えて、分かり易く書きます。また、経営判断にかかわる内容であるので、報告書はいち早く提出する必要があります。所見をかならずつけ、判断の助言をします（偉い人は現場の詳細な事まで知らない事が多いので、現場担当者の意見をまず聞く事が多い）。自分の仕事が認められ、抜擢されるチャンスでもあるので、気合いを込めて書いてください。
（２）上司、先輩など部署内で出す報告書
【内容】商談、業務内容、出張、研修、トラブル、ライバル社の動向 等、通常業務における報告
【形式・分量】要旨をＡ４用紙１枚程度、詳細内容を各必要があれば、２～３枚作成。
【特徴】所見は必要に応じてつける（必要かどうか聞く）、提出は翌日が望ましい。遅くとも数日以内が基本
【ポイント】
まず、報告目的にもよるが、「簡単に書け」と言われれば、２００字以内（要旨のみで可）で書く。「詳細に知りたい」と言われれば、「要旨」＋「詳細内容」の構成で書きます。
組織内の報告書を素早く作成するためには、形式・内容について、まず、「前例踏襲」すべきです。さもなければ、上司に形式を相談してから作成すべきです。
何も指示がなければ、できるだけ詳細に書いた方が後で業務の役に立ちます。特に商談や業務報告は上司といえども、細かい部分が書かれていないと判断できないので、できるだけ詳細に書くべきです。
（３）お客様に出す報告書
【内容】トラブル報告、調査報告 等、会社対会社で実施する報告
【形式・分量】要旨をＡ４用紙１枚程度、詳細内容を２～３枚作成。
【特徴】所見は不要。提出は報告期限までに提出する。
【ポイント】
文書形式は２段構えです。要約を１枚作成し、詳細内容を別紙として作るのが基本です。提出先の社内での報告書利用方法を想定すると、この形式が喜ばれます。要約は上司などの立場が上の方へ、詳細内容は現場担当者が必要とします。
形式、内容については、自組織向け報告書の何倍もチェックが必要です。内容がまずい（事実誤認、間違い）があればトラブル（最悪、訴えられる）事も考えられます。提出前に法務担当部署の確認を取るなどは常識です。自分の判断で勝手に提出しない事。
加えて、注意を要するのが「儀礼に反しないか」の確認です。相手の心証が極端に悪くなります。
【注意点】
（株）（略称の使用は不可、株式会社と書くべき、また、通称ではなく、フルネームで書くべき）
名前の間違い（漢字間違い、旧漢字が正しいなど）
役職間違い（本来部長なのに課長とするなど）
つづきはこちら
[参照：「「上司が唸る報告書の書き方」insource
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